Die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten hängen von der Größe des Unternehmens, der Anzahl der Mitarbeitenden, den verarbeiteten personenbezogenen Daten und dem individuellen Beratungsbedarf ab. Eine pauschale Antwort gibt es deshalb nicht. Für viele Unternehmen ist jedoch ein monatliches Betreuungsmodell sinnvoll, bei dem die wichtigsten Aufgaben rund um den Datenschutz dauerhaft abgedeckt werden.
In diesem Beitrag zeigen wir, welche Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten entstehen können, welche Faktoren den Preis beeinflussen und wann sich die externe Lösung gegenüber einem internen Datenschutzbeauftragten lohnt.
Kosten eines externen Datenschutzbeauftragten
Die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten werden in der Regel individuell vereinbart. Häufig arbeiten Anbieter mit einer monatlichen Pauschale. Je nach Unternehmensgröße, Branche und Betreuungsumfang können zusätzlich einmalige Kosten für die erstmalige Bestandsaufnahme oder die Einrichtung der Datenschutzorganisation entstehen.
Entscheidend ist deshalb weniger ein einzelner Preis als die Frage, welche Leistungen darin enthalten sind. Ein Unternehmen mit wenigen Mitarbeitenden und überschaubaren Datenverarbeitungen benötigt beispielsweise deutlich weniger Betreuung als ein Unternehmen mit mehreren Standorten, zahlreichen Beschäftigten und komplexen IT-Systemen.
Bei der Kalkulation sollten Unternehmen außerdem berücksichtigen, dass die reine Benennung des Datenschutzbeauftragten nur einen Teil der Leistung ausmacht. Ein externer Datenschutzbeauftragter begleitet das Unternehmen dauerhaft bei der Umsetzung und Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen.
Faktoren, die die Kosten beeinflussen
Wie hoch die laufenden Kosten ausfallen, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Besonders relevant sind:
- Größe und Anzahl der Mitarbeitenden
- Anzahl der Standorte und Gesellschaften
- Branche und Geschäftsmodell
- Art und Umfang der verarbeiteten personenbezogenen Daten
- bestehende Datenschutzorganisation
- Anzahl und Komplexität der eingesetzten Systeme und Dienstleister
- Beratungs- und Abstimmungsbedarf
- notwendige Schulungen der Mitarbeitenden
- besondere Risiken bei der Datenverarbeitung
Ein Unternehmen, das hauptsächlich gewöhnliche Kunden- und Beschäftigtendaten verarbeitet, hat in der Regel einen anderen Betreuungsbedarf als beispielsweise ein Unternehmen, das umfangreich besonders sensible personenbezogene Daten verarbeitet.
Leistungen eines externen Datenschutzbeauftragten
Der genaue Leistungsumfang sollte vor der Beauftragung klar definiert werden. Typischerweise übernimmt ein externer Datenschutzbeauftragter nicht nur die formale Funktion, sondern unterstützt das Unternehmen kontinuierlich bei datenschutzrechtlichen Fragestellungen.
Dazu können unter anderem die Datenschutzberatung der Geschäftsführung und Mitarbeitenden, die Überwachung der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben und die Unterstützung bei internen Datenschutzprozessen gehören.
Auch die Prüfung von Verträgen zur Auftragsverarbeitung, die Begleitung bei Datenschutzverletzungen, die Beratung zu neuen Tools und Prozessen sowie die Kommunikation mit Aufsichtsbehörden können Bestandteil der Betreuung sein.
Wichtig ist deshalb, Angebote nicht ausschließlich anhand der monatlichen Kosten zu vergleichen. Ein günstiges Basispaket kann schnell teurer werden, wenn viele notwendige Leistungen zusätzlich nach Stunden abgerechnet werden.
Einmalige Kosten bei der Beauftragung
Gerade zu Beginn einer Zusammenarbeit kann zusätzlicher Aufwand entstehen. Der externe Datenschutzbeauftragte muss zunächst verstehen, wie personenbezogene Daten im Unternehmen verarbeitet werden und wie der Datenschutz bisher organisiert ist.
Dafür kann beispielsweise eine Bestandsaufnahme oder ein Datenschutzaudit durchgeführt werden. Dabei werden bestehende Prozesse, Dokumentationen, Verträge sowie technische und organisatorische Maßnahmen betrachtet.
Auf dieser Grundlage lässt sich feststellen, wo bereits eine gute Datenschutzorganisation vorhanden ist und an welchen Stellen noch Handlungsbedarf besteht.
Je nach Anbieter können diese Leistungen bereits in einer Betreuungspauschale enthalten sein oder separat berechnet werden. Unternehmen sollten daher vor Vertragsabschluss klären, welche einmaligen und laufenden Leistungen im Angebot enthalten sind.
Kostenvergleich: interner und externer Datenschutzbeauftragter
Bei der Entscheidung sollte nicht nur die monatliche Rechnung eines externen Datenschutzbeauftragten betrachtet werden. Auch ein interner Datenschutzbeauftragter verursacht Kosten.
Ein interner Mitarbeiter benötigt Zeit für die Tätigkeit, muss entsprechend geschult werden und sein Fachwissen regelmäßig aktualisieren. Diese Arbeitszeit steht für seine eigentliche Tätigkeit im Unternehmen nicht mehr zur Verfügung.
Hinzu kommen gegebenenfalls Kosten für Fortbildungen, Fachliteratur, externe Rechtsberatung oder zusätzliche Software.
Bei einem externen Datenschutzbeauftragten sind Fachwissen und laufende Weiterbildung dagegen Bestandteil der beauftragten Dienstleistung. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen kann die externe Lösung deshalb wirtschaftlich attraktiver und besser kalkulierbar sein.
Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten
Neben der Kostenfrage gibt es weitere Gründe, die für eine externe Lösung sprechen können.
Ein externer Datenschutzbeauftragter beschäftigt sich täglich mit Datenschutzthemen und kann Erfahrungen aus unterschiedlichen Unternehmen und Branchen einbringen. Gleichzeitig entsteht keine zusätzliche interne Stelle, die dauerhaft geschult und organisatorisch eingebunden werden muss.
Ein weiterer Vorteil ist die unabhängige Perspektive. Datenschutzprozesse können von außen betrachtet und mögliche Schwachstellen häufig schneller erkannt werden.
Für Unternehmen bedeutet das vor allem: weniger interner Aufwand und ein zentraler Ansprechpartner für datenschutzrechtliche Fragen.
Wann sich ein externer Datenschutzbeauftragter lohnt
Ein externer Datenschutzbeauftragter kann besonders sinnvoll sein, wenn im Unternehmen intern nicht ausreichend Datenschutzexpertise vorhanden ist oder keine personellen Ressourcen für diese Aufgabe bereitgestellt werden sollen.
Auch Unternehmen, die schnell eine professionelle Datenschutzorganisation aufbauen möchten, können von einer externen Betreuung profitieren.
Dabei muss ein Datenschutzbeauftragter nicht ausschließlich dann interessant sein, wenn eine gesetzliche Pflicht zur Benennung besteht. Auch darüber hinaus kann externe Datenschutzberatung helfen, Prozesse sauber aufzusetzen und Risiken frühzeitig zu erkennen.
Gesetzliche Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten
Nicht jedes Unternehmen ist automatisch dazu verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen.
Ob eine Pflicht besteht, hängt unter anderem von den Voraussetzungen der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes ab. In Deutschland kann beispielsweise die Anzahl der Personen relevant sein, die ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind.
Darüber hinaus kann unabhängig von der Mitarbeiterzahl eine Benennungspflicht bestehen, etwa wenn bestimmte besonders risikoreiche Datenverarbeitungen durchgeführt werden.
Unternehmen sollten daher im Einzelfall prüfen, ob sie zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet sind.
Worauf Unternehmen beim Preisvergleich achten sollten
Beim Vergleich verschiedener Angebote sollten Unternehmen darauf achten, welche Leistungen tatsächlich abgedeckt werden.
Entscheidend ist beispielsweise, ob persönliche Ansprechpartner vorhanden sind, wie schnell auf Anfragen reagiert wird und ob Beratung bei konkreten Datenschutzfragen bereits in der monatlichen Pauschale enthalten ist.
Auch der Umgang mit Datenschutzverletzungen, Betroffenenanfragen oder Anfragen von Aufsichtsbehörden sollte geregelt sein.
Ein transparentes Angebot macht deutlich, welche Leistungen enthalten sind und wann zusätzliche Kosten entstehen können. Dadurch lassen sich die tatsächlichen Gesamtkosten wesentlich besser einschätzen.
Individuelle Kalkulation der Kosten
Die Kosten eines externen Datenschutzbeauftragten lassen sich nicht sinnvoll allein anhand der Mitarbeiterzahl bestimmen. Zwei Unternehmen gleicher Größe können aufgrund ihrer Prozesse, Systeme und Datenverarbeitungen einen vollkommen unterschiedlichen Beratungsbedarf haben.
Deshalb sollte am Anfang eine kurze Analyse der bestehenden Situation stehen. Auf dieser Grundlage kann der tatsächliche Betreuungsumfang bestimmt und ein passendes Angebot erstellt werden.
So zahlen Unternehmen nicht für Leistungen, die sie nicht benötigen, und haben gleichzeitig die Sicherheit, dass die relevanten Datenschutzthemen professionell begleitet werden.
Häufige Fragen zu den Kosten eines externen Datenschutzbeauftragten
Wie viel kostet ein externer Datenschutzbeauftragter pro Monat?
Die monatlichen Kosten hängen vom Unternehmen und dem vereinbarten Leistungsumfang ab. Faktoren wie Mitarbeiterzahl, Branche, Datenverarbeitungen und Beratungsbedarf beeinflussen den Preis. Deshalb werden Angebote häufig individuell kalkuliert.
Gibt es eine feste gesetzliche Vergütung für Datenschutzbeauftragte?
Nein. Für externe Datenschutzbeauftragte gibt es keine allgemein vorgeschriebene monatliche Vergütung. Anbieter können unterschiedliche Vergütungsmodelle und Leistungsumfänge vereinbaren.
Wird ein externer Datenschutzbeauftragter monatlich bezahlt?
Häufig wird eine monatliche Betreuungspauschale vereinbart. Je nach Anbieter sind auch andere Modelle möglich, beispielsweise Grundpauschalen in Kombination mit zusätzlichen Leistungen nach Aufwand.
Welche zusätzlichen Kosten können entstehen?
Zusätzliche Kosten können beispielsweise durch eine umfangreiche Erstaufnahme, Datenschutzaudits, Vor-Ort-Termine, größere Projekte oder Leistungen entstehen, die nicht Bestandteil der vereinbarten Betreuung sind. Das hängt vom jeweiligen Vertrag ab.
Ist ein externer Datenschutzbeauftragter günstiger als ein interner?
Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Bei einem internen Datenschutzbeauftragten müssen jedoch auch Arbeitszeit, Schulungen, Weiterbildungen und weitere interne Ressourcen berücksichtigt werden. Insbesondere für kleinere und mittelständische Unternehmen kann eine externe Lösung wirtschaftlich sinnvoll sein.
Kann ein externer Datenschutzbeauftragter auch kleine Unternehmen betreuen?
Ja. Gerade kleinere Unternehmen verfügen häufig nicht über eigene Datenschutzexperten. Eine externe Betreuung ermöglicht es, auf Fachwissen zurückzugreifen, ohne dafür eine eigene Stelle aufbauen zu müssen.
Kann ich die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten vorab kalkulieren lassen?
Ja. Sinnvoll ist eine individuelle Einschätzung anhand der Unternehmensgröße, Branche, bestehenden Datenschutzorganisation und relevanten Datenverarbeitungen. Auf dieser Grundlage kann der notwendige Betreuungsumfang bestimmt werden.
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